Alle aanmeldingen voor HeinoWaakt komen binnen op één plek. Deze aanmeldingen worden door HeinoWaakt verzameld en gecategoriseerd bij de wijk waar de aanmelding bij hoort.
In elke Whatsappgroep kunnen maximaal 256 personen. Dit is de grens die Whatsapp stelt. Dit betekent dat het voor kan komen dat er meerdere Whatsappgroepen binnen één wijk bestaan. In elke groep zijn naast de vier leden van HeinoWaakt enkele beheerders, specifiek voor één groep. Deze beheerders komen ook in de zogeheten regiegroep. Bij het aanmeldformulier kun je je aanmelden om beheerder te worden. Een beheerder ben je in maximaal één Whatsappgroep en deze groep moet binnen de wijk vallen waarin je woont. In de regiegroep zitten van elke Whatsappgroep de beheerders én de organisatie van HeinoWaakt. De beheerders vermelden een verdachte situatie die genoemd wordt in de Whatsappgroep van hun wijk ook in de regiegroep (zwarte lijn). De andere groepseigenaren zetten dit weer in hun eigen HeinoWaakt appgroep (rode lijn). Zo zijn alle groepen op de hoogte van de actuele gebeurtenissen binnen Heino en het buitengebied.